ISOF dla Biur Rachunkowych 15 powodów

Biura Rachunkowe obsługujące rozliczenia wielu firm logują się do ISOF jednokrotnie (ang. single sign-on) i jednym kliknięciem przełączają się pomiędzy systemami swoich Klientów. Biuro decyduje o tym jaki poziom uprawnień do dokumentów powinien zostać przydzielony każdemu pracownikowi.

Funkcja Aktualność Danych w systemie FK zapewnia mechanizm kontroli zaksięgowania dokumentów, statusu deklaracji podatkowych, a także statystyki dokumentów dla oceny pracowników Biura Rachunkowego. Obejmuje dokumenty sprzedażowe, zakupowe, wyciągi bankowe i deklaracje podatkowe VAT-7, VAT-UE, PIT5L, CIT-2 i JPK. Funkcja pokazuje status deklaracji od wystawienia i zatwierdzenia aż do rozliczenia. Funkcja jest przydatna zarówno firmom, jak i Biurom Rachunkowym, które automatycznie mogą sprawdzić czy odpowiednie deklaracje są utworzone i rozliczone. Biura mogą sprawdzać jaka ilość dekretów księgowych przypada na obsługiwaną firmę, ile z nich i jakich zostało wystawionych przez poszczególnych pracowników w różnych przedziałach czasowych. Jest to pomocne w analizie nakładów pracy poniesionych przez pracownika Biura Rachunkowego lub na poszczególnych klientów Biura.

W ISOF możliwe jest tworzenie raportów w przestrzeni czasu oraz z uwzględnieniem tzw. raportów przestawnych czyli z dowolnym układem wierszy i kolumn, które mogą stanowić elementy kont księgowych. Daje to możliwość pogłębionej, przekrojowej analizy dochodów i kosztów oraz ułatwia budowanie raportów finansowych i kontrolnych w firmach. Wybrane przez użytkownika ustawienia raportu można zapisać w postaci szablonu. Szablony zapisane ze znacznikiem off-line są dołączane do zestawu raportów generowanych w godzinach nocnych w trybie off-line. Gotowy raport może być wysłany automatycznie emailem bądź zapisany jako dokument modułu DMS i udostępniony klientowi w postaci tzw. Tablicy wyników (ang. Dashboard), stanowiąc gotowe centrum informacji.

Dzięki mechanizmowi szablonów offline Biura Rachunkowe mogą wygenerować raporty u poszczególnych klientów i przesłać je do swojego systemu zarządzania aby zbudować kokpit menedżerski dla właściciela Biura z informacjami o statusach deklaracji i konieczności wygenerowania poszczególnych dokumentów dla klientów.

Firma HEUTHES dostarcza system ISOF z zestawem schematów dekretacji, które mogą być przez Biuro Rachunkowe w łatwy sposób rozszerzane i dopasowywane do specyficznych wymagań księgowych. Dzięki mechanizmowi schematów dekretacji o 50% zmniejsza się pracochłonność Biura, a praca w systemie FK jest komfortowa, bardziej bezpieczna i zapewniająca automatyzację procesów księgowania. Po zdefiniowaniu schematów dekretacji dla większości standardowych dokumentów podlegających księgowaniu mogą być one następnie automatycznie dekretowane. Również deklaracje podatkowe są generowane w sposób automatyczny. O skuteczności mechanizmu schematów świadczy fakt, że w firmie z 1500 dokumentami sprzedażowymi i 850 zakupowymi w ciągu roku odnotowano konieczność tylko 59 księgowań ręcznych. Według HEUTHES zaledwie około 1% księgowań wymaga obsługi ręcznej.

Możliwe jest okresowe tworzenie zgodnej z Ustawą o Rachunkowości kopii systemu na nośniku trwałym dla Biura i/lub jego klienta. Kopia taka stanowi pełną wersję w trybie „tylko do odczytu” umożliwiając przeglądanie, drukowanie i eksport danych.

HEUTHES zapewnia wsparcie merytoryczne doświadczonego zespołu Działu Wdrożeń. Jest ono prowadzone w trakcie wdrożenia systemu, jego parametryzacji i bieżącej pracy Biura w postaci zdalnego administratora systemu. Oferowany jest również system szkoleń i telekonferencji.

Na wypadek problemów technicznych dostępny jest Portal Serwisowy, który służy do rejestracji i monitorowania realizacji wszystkich zgłoszeń dotyczących systemu ISOF (serwisowych i rozwojowych). Korzystanie z Portalu jest o tyle istotne, że zgłoszenia powodują m.in. automatyczne wysłanie odpowiednich emaili i SMS do Działu Technicznego. Poza tym monitorowany jest czas reakcji Działu Technicznego od zgłoszenia do usunięcia przyczyn.

Oprócz Portalu, pomoc zapewnia także Dział Techniczny i Dyżurny Informatyk. Bezpośrednia pomoc techniczna Dyżurnego Informatyka jest gwarantowana również poza godzinami pracy Biura HEUTHES w formie dyżurów telefonicznych, które pełnione są przez wykwalifikowanych pracowników od poniedziałku do soboty w godzinach 6-22, w niedzielę i święta w godzinach od 10-18.

ISOF dla Biur Rachunkowych w trybie wynajmu oznacza zarówno dla Biur, jak i dla ich klientów możliwość ograniczenia kosztów posiadania systemu informatycznego (TCO) o blisko 50%. Oprócz kosztów samego oprogramowania ERP przy wyborze tradycyjnych licencji innych systemów należy bowiem mieć na uwadze koszty dodatkowe związane z jego wykorzystywaniem. Koszty dodatkowe nie występują w przypadku trybu SaaS. W tym trybie Biuro nie musi ponosić kosztów serwerów, systemów operacyjnych, baz danych, energii elektrycznej, wykonywania kopii bezpieczeństwa, obsługi serwisowej czy aktualizacji wersji. W dzisiejszych czasach obsługa informatyków jest bardzo kosztowna i w Biurach Rachunkowych coraz trudniejsza do uzyskania. ISOF w trybie wynajmu uniezależnia Biuro od tego typu zagadnień.

HEUTHES w ramach opłat abonamentowych gwarantuje również aktualizowanie systemu i jego dopasowanie do zmieniającego się prawa.

Elastyczny system opłat za wynajem systemu w trybie SaaS umożliwia łatwe zwiększanie i zmniejszanie miesięcznych opłat abonamentowych w zależności od aktualnych potrzeb biznesowych Biura i jego Klientów.

Biuro Rachunkowe nigdy nie utraci swoich klientów w przypadku ich rozwoju. Mikro firmy jednoosobowe i małe firmy - klienci Biura - mogą pracować w podstawowej wersji - systemie ISOF-START. Wraz z rozwojem swojej firmy do dużego przedsiębiorstwa w formie sp. z o.o. lub SA z obsługą produkcji, wielozakładowości, eksportu i filii zagranicznych mogą przełączyć się na ISOF-ERP, z pełną funkcjonalnością i pozostać obsługiwane przez to samo Biuro.

ISOF-ERP obejmuje wszystkie, standardowe obszary funkcjonowania każdej firmy, takie jak: Zamówienia, Sprzedaż, Zakupy, Magazyny, Rachunkowość (FK lub Książka Przychodów i Rozchodów, Kasa – Bank, Majątek Trwały, Rejestry VAT, Deklaracje INTRASTAT, Płace i Kadry, Windykacja Należności), a także szereg nowoczesnych rozwiązań stosowanych w oprogramowaniu dla przedsiębiorstw: CRM, DMS, Logistykę oraz Internetowe Portale B2B i wiele innych.

Wysyłka deklaracji JPK do Ministerstwa Finansów przebiega szybko i bez zbędnych kosztów wprost z systemu ISOF w przeglądarce, bez konieczności zapisywania i przetwarzania na lokalnym komputerze. Wszystkie deklaracje są archiwizowane w module DMS. System obsługuje podpis kwalifikowany wprost w przeglądarce WWW.

HEUTHES udostępnia do dyspozycji Biura Rachunkowego zdefiniowane wcześniej szablony do automatycznego generowania systemów dla nowych klientów obsługiwanych przez Biuro. Biuro może samodzielnie założyć nowy system ISOF dla swoich klientów rozliczających się za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów lub prowadzących pełną księgowość. Na podstawie wzorcowego szablonu systemu w którym Biuro definiuje konkretne plany kont, schematy dekretacji i poziomy uprawnień zostają automatycznie wygenerowane wersje ISOF do obsługi kolejnych klientów Biura, prowadzących działalność w różnych formach prawnych. Przyspiesza to wdrożenie systemu u nowych klientów Biura. We wdrożeniu, parametryzowaniu systemu, budowaniu szablonów i bieżącej pracy w ISOF aktywnie pomagają doświadczeni pracownicy Działu Wdrożeń HEUTHES.

Zapewnienie niezawodności, wysokiej wydajności i bezpieczeństwa jest jednym z najważniejszych zagadnień stawianych sobie przez HEUTHES. Firma wykorzystując własną technologię PROAPERMAN w sposób ciągły monitoruje wydajność pracy i czas przetwarzania wszystkich operacji w ISOF. HEUTHES posiada nieustannie rozwijane, dwa niezależne ośrodki outsourcingowe. W każdym ośrodku jest kompletna, redundantna infrastruktura sprzętowo-programowa zdolna obsłużyć klientów systemu ISOF. Dane są replikowane on-line między centrami. W przypadku awarii ośrodka głównego pracę może przejąć ośrodek zapasowy. Codziennie, w godzinach nocnych, wykonywana jest pełna kopia danych w obu ośrodkach.

Według statystyk firmy HEUTHES podsumowujących 18 letnie działanie systemu ISOF, w tym okresie zdarzyło się tylko kilka przerw o długości nie dłuższej niż dwie godziny. Przyczyna przerw leżała poza HEUTHES (zakłócenia dostępu do Internetu). Oznacza to, że HEUTHES zapewnia dostępność swoich rozwiązań chmurowych na poziomie 99,98%. W praktyce oznacza to możliwość zajścia w ciągu roku pojedynczej awarii, nie dłuższej niż dwie godziny.

Oferujemy 2 rodzaje szkoleń z pracy w systemie. Pierwszy z nich to atrakcyjne cenowo telekonferencje lub tradycyjne szkolenia w siedzibie Biura Rachunkowego lub firmy HEUTHES. Druga forma to szkolenie elektroniczne w ramach kursu "Finanse i Księgowość - krok po kroku (42 lekcje)". Jest on dostępny dla użytkowników bez dodatkowych opłat. W kursie jest dostępny zestaw quizów, po rozwiązaniu których pracownik Biura może uzyskać imienny certyfikat. Z kolei właściciel Biura uzyskuje tym samym potwierdzenie, że pracownik wykorzystuje w efektywny sposób system IT. Wszystkie szkolenia znajdują się w Katalogu szkoleń dla Biur Rachunkowych oraz w rozszerzonym Katalogu szkoleń systemu ISOF.

HEUTHES stale prowadzi rozwój angielskiej i niemieckiej wersji językowej systemu ISOF. Możliwe jest swobodne definiowanie bilansu oraz rachunku zysków i strat nie tylko według polskich przepisów prawno-podatkowych, ale równolegle również w wielu językach, z różnym przyporządkowaniem kont bilansowych, zgodnie z zasadami rachunkowości panującymi w innym kraju. System wspiera wystawianie unijnych faktur i faktur korygujących eksportowych w języku angielskim i niemieckim oraz kompensaty walutowe.

Zadzwoń i umów teleprezentację: +48 91 460 89 74